管理信息系统

管理信息系统设计图
管理信息系统设计图
  管理信息系统(Management Information System,简称MIS)是一个以人为主导的,利用计算机硬件、软件和网络设备,进行信息的收集、传递、存储、加工、更新和维护,以企业战略竞优、提高效益和效率为目的,支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。是一门“研究组织如何有效的利用与管理‘信息技术’管理信息系统(Management Information)来支持其‘营运能力’达到提升‘经营效率与策略目标’的学问”。  管理信息系统是有别于一般的信息系统,因为它们都是用来分析其它信息系统在组织的业务活动中的应用。学术上,管理信息系统通常是用来指那些和决策自动化或支持决策者做决策有关的信息管理方法(例如决策支持系统专家系统,和主管支持系统)的统称。

简介

管理信息系统结构原理
管理信息系统结构原理
  管理信息系统(Management Information Systems简称MIS)、是一个不断发展的新型学科,MIS的定义随着计算机技术和通讯技术的进步也在不断更新,在现阶段普遍认为管理信息系统MIS、是由人和计算机设备或其他信息处理手段、组成并用于管理信息的系统。  管理信息由信息的采集、信息的传递、信息的储存、信息的加工、信息的维护和信息的使用六个方面组成。完善的管理信息系统MIS具有以下四个标准:确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。具有统一规划的数据库是MIS成熟的重要标志,它象征着管理信息系统MIS是软件工程的产物。管理信息系统MIS是一个交叉性综合性学科,组成部分有:计算机学科(网络通讯、数据库、计算机语言等)、数学统计学运筹学、线性规划等)、管理学、仿真等多学科。信息是管理上的一项极为重要的资源,管理工作的成败取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息的质量。所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题,管理信息系统在强调管理、强调信息的现代社会中越来越得到普及。

产生背景

  20世纪,随着全球经济的蓬勃发展,众多经济学家纷纷提出了新的管理理论。20世纪50年代,西蒙提出管理依赖于信息和决策的思想。同时期的维纳发表了控制论,他认为管理是一个过程。1958年,盖尔写到:“管理将以较低的成本得到及时准确的信息,做到较好的控制。”这个时期,计算机开始用于会计工作,出现数据处理一词。  1970年,Walter T.Kennevan给刚刚出现的管理信息系统一词下了一个定义:“以口头或书面的形式,在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息,以帮助他们进行决策。”在这个定义里强调了用信息支持决策,但并没有强调应用模型,没有提到计算机的应用。  1985年,管理信息系统的创始人,明尼苏达大学的管理学教授Gordon B.Davis给了管理信息系统一个较完整的定义,即“管理信息系统是一个利用计算机软硬件资源,手工作业,分析、计划、控制和决策模型以及数据库人-机系统。它能提供信息支持企业或组织的运行管理和决策功能。”这个定义全面地说明了管理信息系统的目标、功能和组成,而且反映了管理信息系统在当时达到的水平。

基本功能

·数据处理功能

·计划功能

  根据现存条件和约束条件,提供各职能部门的计划。如生产计划、财务计划、采购计划等。并按照不同的管理层次提供相应的计划报告。

·控制功能

  根据各职能部门提供的数据,对计划执行情况进行监督、检查、比较执行与计划的差异、分析差异及产生差异的原因,辅助管理人员及时加以控制。

·预测功能

  运用现代数学方法、统计方法或模拟方法,根据现有数据预测未来。

·辅助决策功能

  采用相应的数学模型,从大量数据中推导出有关问题的最优解和满意解,辅助管理人员进行决策。以期合理利用资源,获取较大的经济效益。

划分

  基于组织职能进行划分  MIS按组织职能可以划分为办公系统、决策系统、生产系统和信息系统。  基于信息处理层次进行划分  MIS基于信息处理层次进行划分为面向数量的执行系统、面向价值的核算系统、报告监控系统,分析信息系统、规划决策系统,自底向上形成信息金字塔。  基于历史发展进行划分  第一代MIS是由手工操作,使用工具是文件柜、笔记本等。第二代MIS增加了机械辅助办公设备,如打字机、收款机、自动记账机等。第三代MIS使用计算机、电传、电话打印机等电子设备。  基于规模进行划分  随着电信技术和计算机技术的飞速发展,现代MIS从地域上划分已逐渐由局域范围走向广域范围。  MIS的综合结构  MIS可以划分为横向综合结构和纵向综合结构,横向综合结构指同一管理层次各种职能部门的综合,如劳资、人事部门。纵向综合结构指具有某种职能的各管理层的业务组织在一起,如上下级的对口部门。

使用条件

  大量的研究与实践表明,管理信息系统在我国应用的成败并不单单取决于技术、资金、互联网系统、应用软件、软件实施等硬环境,还取决于企业的管理基础、文化底蕴等软环境,而且这些软环境往往起着更重要的作用。管理信息系统是一个人机管理系统,管理信息系统只有在信息流通顺畅、管理规范的企业中才能更好地发挥作用。  1.规范化的管理体制。  从目前国内一些企事业单位的情况来看,通过组织内部的机制改革,明确组织管理的模式,做到管理工作程序化、管理业务标准化、报表文件统一化和数据资料完整化与代码化是成功应用管理信息系统的关键。企业的管理信息系统必须具有市场信息管理、财务管理、原材料供应与库存管理、成本核算管理、生产计划管理、产品质量管理、人事与劳资管理、生产与管理流程管理等功能,而且所有功能都应该与总体目标相一致,否则很难建立起一套切合企业实际、能够真正促使企业实现现代化管理的高效管理信息系统。  2.具备实施战略管理的基础或条件。  管理信息系统的建立、运行和发展与组织的目标和战略规划是分不开的。组织的目标和战略规划决定了管理信息系统的功能和实现这些功能的途径。管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展计划,是企业战略规划的一个重要组成部分。这不仅由于管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时长远、技术复杂的工程,更因为信息已成为企业的生命动脉,管理信息系统的建设直接关系着企业能否持久创造价值,能否最终实现企业管理目标。一个有效的战略规划有助于在管理信息系统和用户之间建立起良好接口,可以合理分配和使用信息资源,从而优化资源配置,提高生产效率。一个好的战略规划有助于制定出有效的激励机制,从而激励员工更加努力地工作,同时还可以促进企业改革的不断深化,激发员工的创新热情。而这些正是建立管理信息系统的必要条件。离开良好的战略管理环境,管理信息系统的实施即使可以取得成功,也不可能长久。  3.挖掘和培训一批能够熟练应用管理信息系统的人才。  一个项目能否得到成功实施,在很大程度上取决于其人才系统运行的状况和人才存量对项目目标、组织任务的适应状况。要在企业中成功实施信息化管理,就要求企业配备相应的技术与管理人才,可以通过两个途径来解决这个问题:挖掘其他企业的人才;培训企业内部现有人才。  4.健全绩效评价体系。  实施管理信息系统是一场管理革命,必须有与之配套的准则把改革成果巩固下来。总体来说,健全的评价体系应该做到:有助于激励员工最大限度地为企业创造价值;有助于企业将信息化与企业战略有机结合起来;有助于对企业绩效进行纵、横向比较,从而找出差距,分析原因;有助于企业合理配置信息化建设资源。当然,这些目标的实现还取决于绩效评价体系中的指标体系、配套的奖惩制度与监督制度等。企业是否具备建立管理信息系统所必需的绩效评价体系,要结合企业现状和同行业的相关数据进行分析,并且在实施过程中不断进行检验。在推行管理信息化过程中一旦发现问题,就应当及时予以改进与完善。

开发

  MIS的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上,才能进行MIS的开发。 因此,为适应MIS的开发需求,企业管理工作必须逐步完善以下工作:管理工作的程序化,各部门都有相应的作业流程;管理业务的标准化,各部门都有相应的作业规范;报表文件的统一化,固定的内容、周期、格式;数据资料的完善化和代码化。

·开发过程

  规划阶段  系统规划阶段的任务是:在对原系统进行初步调查的基础上提出开发新系统的要求,根据需要和可能,给出新系统的总体方案,并对这些方案进行可行性分析,产生系统开发计划和可行性研究报告两份文档。  分析阶段  系统分析阶段的任务是根据系统开发计划所确定的范围,对现行系统进行详细调查,描述现行系统的业务流程,指出现行系统的局限性和不足之处,确定新系统的基本目标和逻辑模型,这个阶段又称为逻辑设计阶段。  系统分析阶段的工作成果体现在“系统分析说明书”中,这是系统建设的必备文件。它是提交给用户的文档,也是下一阶段的工作依据,因此,系统分析说明书要通俗易懂,用户通过它可以了解新系统的功能,判断是否所需的系统。系统分析说明书一旦评审通过,就是系统设计的依据,也是系统最终验收的依据。  设计阶段  系统分析阶段回答了新系统“做什么”的问题,而系统设计阶段的任务就是回答“怎么做”的问题,即根据系统分析说明书中规定的功能要求,考虑实际条件,具体设计实现逻辑模型的技术方案,也即设计新系统的物理模型。所以这个阶段又称为物理设计阶段。它又分为总体设计和详细设计两个阶段,产生的技术文档是“系统设计说明书”。  实施阶段  系统实施阶段的任务包括计算机等硬件设备的购置、安装和调试,应用程序的编制和调试,人员培训,数据文件转换,系统调试与转换等。系统实施是按实施计划分阶段完成的,每个阶段应写出“实施进度报告”。系统测试之后写出“系统测试报告”。  维护与评价  系统投入运行后,需要经常进行维护,记录系统运行情况,根据一定的程序对系统进行必要的修改,评价系统的工作质量和经济效益。

·开发原则

  创新原则,体现先进性。计算机技术的发展十分迅速,要及时了解新技术,使用新技术,使目标系统较原系统有质的飞跃。  整体原则,体现完整性。企业管理可以理解为一个合理的‘闭环’系统。目标系统应当是这个‘闭环’系统的完善。企业完整的实现计算机管理不一定必须在企业的各个方面同时实现,但必须完整的设计系统的各个方面。  不断发展原则,体现超前性。为了提高使用率,有效的发挥MIS的作用,应当注意技术的发展和环境的变化。MIS在开发过程中应注重不断发展和超前意识。  经济原则,体现实用性。大而全和高精尖并不是成功MIS的衡量标准。事实上许多失败的MIS正是由于盲目追求高新技术而忽视了其实用性。盲目追求完善的MIS而忽视了本单位的技术水平、管理水平和人员素质。

·开发方式

  MIS的开发方式有自行开发、委托开发、联合开发、购买现成软件包进行二次开发几种形式。一般来说根据企业的技术力量、资源及外部环境而定。

·开发策略

  不可行的开发方法  组织结构法,机械的按照现有组织机构划分系统,不考虑MIS的开发原则。  数据库法,开发人员从数据库设计开始对现有系统进行开发。  想象系统法,开发人员基于对现有系统进行想象为基础进行开发。  可行的开发方法  自上而下(Top__Down),从企业管理的整体进行设计,逐渐从抽象到具体,从概要设计到详细设计,体现结构化的设计思想。自下而上(Bottom__Up),设计系统的构件,采用搭积木的方式组成整个系统,缺点在于忽视系统部件的有机联系。  两者结合是实际开发过程中常用的方法。通过对系统进行分析得到系统的逻辑模型, 进而从逻辑模型求得最优的物理模型。逻辑模型和物理模型的这种螺旋式循环优化的设计模式体现了自上而下、自下而上结合的设计思想。

·开发方法

  完整实用的文档资料是成功MIS的标致。科学的开发过程从可行性研究开始,经过系统分析、系统设计、系统实施等主要阶段。每一个阶段都应有文档资料,并且在开发过程中不断完善和充实。目前使用的开发方法有以下两种:  瀑布模型(生命周期方法学)  结构分析、结构设计,结构程序设计(简称SA—SD—SP方法)用瀑布模型来模拟。各阶段的工作自顶向下从抽象到具体顺序进行。瀑布模型意味着在生命周期各阶段间存在着严格的顺序且相互依存。瀑布模型是早期MIS设计的主要手段。  快速原型法(面向对象方法)  快速原型法也称为面向对象方法是近年来针对(SA—SD—SP)的缺陷提出的设计新途径,是适应当前计算机技术的进步及对软件需求的极大增长而出现的。是一种快速、灵活、交互式的软件开发方法学。其核心是用交互的、快速建立起来的原型取代了形式的、僵硬的(不易修改的)大快的规格说明,用户通过在计算机上实际运行和试用原型而向开发者提供真实的反馈意见。快速原型法的实现基础之一是可视化的第四代语言的出现。  两种方法的结合,使用面向对象方法开发MIS时,工作重点在生命周期中的分析阶段。分析阶段得到的各种对象模型也适用于设计阶段和实现阶段。实践证明两种方法的结合是一种切实可行的有效方法。

成败因素

  MIS的引进是一个牵涉构面多且彼此互相纠葛在一起的过程,因此,要成功引进是相当困难的,根据统计,引进能顺利成功达成目的只有30%左右,可见其困难程度。影响MIS成功或失败的主要构面可归纳历年来多位学者研究的成果如下:  1. 用户的因素(User Factor):包括用户的恐惧、抗拒、动机、认知、参与、满意度等因素。  2. 项目的因素(Project Factors):包括项目的管理与项目团队的管理规划、调度。  3. 信息部门的因素(MISFactors):包括信息部门的目标、定位、领导与内外部关系等。  4. 组织的因素(Organizational Factors):包括组织的结构、文化、策略等。  5. 技术的因素(Technical Factors):包括信息技术、系统架构、系统质量等。  6. 管理的因素(Managerial Factors):包括高级主管支持、文化与政治的管理等。  7. 工作流程的因素(Process Factors):流程的合理化、企业再造工程(Bussiness Process Reengineering, BPR)与优化。  8. 外在环境的因素(Environmental Factors):包括科技、法令、竞争者、客户、上下游厂商等。